Планирование работы подразделения службы безопасности торгового предприятия.
Организация работы любого структурного подразделения торгового предприятия, для обеспечения максимальной эффективности его функционирования, выполнения стоящих перед ним текущих и стратегических задач, невозможно без планирования его работы. В равной мере сказанное относиться и к подразделению службы безопасности торгового предприятия.
Планирование работы подразделения СБ, призвано не только обеспечить должную организацию его работы, направленную на достижение конкретных и значимых результатов. Они призвано, так же, стимулировать работу отдельных сотрудников, обеспечить оценку результатов их деятельности с точки зрения исполнительской дисциплины, выполнения установленных показателей в работе, мотивировать на повышение результатов деятельности. При этом, учитывая специфику деятельности службы безопасности, система планирования работы не должна превращаться в «палочную» систему, внедрение и использование которой, напротив, может привести к негативным результатам. Система планирования должна быть достаточно гибкой, учитывать реалии деятельности торгового предприятия на конкретный момент времени и в конкретном географическом регионе.
Например нельзя, даже в рамках одной торгово-розничной сети, устанавливать одинаковые плановые показатели для сотрудников СБ торгового объекта, расположенного в небольшом городе (с населением до 100 тыс. человек) и в городе от 400-500 тыс. человек.
В настоящей статье мы постараемся рассмотреть основные принципы, на основе которых следует организовать плановую работу подразделения службы безопасности отдельного торгового объекта (формата супермаркета – гипермаркета).
Плановый подход к организации деятельности подразделения, позволит руководителю службы безопасности наладить работу таким образом, чтобы наиболее оптимально использовать человеческие и иные ресурсы. Он так же позволит обеспечить последовательное улучшение результатов работы, своевременно выявлять недостатки в работе и разрабатывать мероприятия по их устранению, а так же разрабатывать мероприятия, направленные на более эффективное решение стоящих перед подразделением задач, в частности по минимизации потерь торгового предприятия.
Можно условно выделить несколько основных этапов планирования, при организации работы подразделения СБ:
- Стратегическое планирование работы подразделения СБ;
- Текущее планирование результатов работы подразделения СБ;
- Планирование индивидуальных результатов работы сотрудников СБ.
Стратегическое планирование работы подразделения службы безопасности
Стратегическое или перспективное планирование работы подразделения службы безопасности отдельного торгового объекта, как правило, осуществляется на основе плана по минимизации потерь, составленного руководством Службы безопасности торговой розничной компании на определенный календарный период. Наиболее оптимальным является составление стратегического плана работы подразделения СБ торгового объекта на календарный год. План составляется руководителем службы безопасности торгового объекта, согласовывается с директором торгового объекта и утверждается руководством СБ компании.
Особенностью настоящего этапа является то, что в стратегический план должны включаться мероприятия, касающиеся не только непосредственной и повседневной деятельности подразделения службы безопасности, но и иные мероприятия, в том числе с участием других подразделений торгового объекта, направленные на возмещение ущерба, минимизацию потерь, исключение любых рисков и угроз для торгового предприятия и конкретного торгового объекта.
Примерная форма плана:
План мероприятий по минимизации потерь в гипермаркете «_________» г._________________ на 2011год.
№ п/п Мероприятия и направления работы Срок исполнения Ответственный исполнитель Примечание (отметка о выполнении)
Структура годового плана по минимизации потерь может иметь произвольную форму. Представляется рациональным разбить планируемые мероприятия на отдельные блоки по направлениям деятельности, например:
- Кадровая работа. Включаются мероприятия по обеспечению кадровой безопасности, профилактической работе с персоналом, профессиональной подготовке личного состава подразделения службы безопасности, формированию кадрового резерва сотрудников службы безопасности, организации работы с новыми сотрудниками, снижению текучести кадров и т.д.
- Технические средства обеспечения безопасности. Планируются мероприятия касающиеся модернизации, замены обеспечения профилактического и планового технического обслуживания имеющихся технических средств обеспечения безопасности, инновационные мероприятия по внедрению новых систем безопасности и т.д.
- Профилактические мероприятия по минимизации потерь. К данному разделу могут относиться мероприятия, не связанные непосредственно с деятельностью подразделения безопасности, но направленные на минимизацию потерь торгового предприятия в ходе обеспечения операционной деятельности, — контроль проведения инвентаризаций, контроль документооборота, плановые и внеплановые проверки в ходе приема товара, выделение и организация контроля движения товаров группы риска и т.п.
- Тактические приемы обеспечения безопасности. Включаются мероприятия, разработанные на основе анализа результатов итоговой инвентаризации по потерям, тактические мероприятия по выявлению и устранению рисков и угроз для торгового предприятия, мероприятия оперативного характера, разработка тактических приемов оптимизации использования технических средств охраны (например, противокражной системы) и т.д.
- Разработка инструкций и регламентов. Планирование мероприятий по четкой правовой регламентация всех процессов обеспечивающих функционирование торгового объекта, потенциально опасных с точки зрения возникновения каких либо рисков коммерческой деятельности или угроз безопасности (бизнес-процессы, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, утилизация мусора, внутри-объектовый режим, обеспечение процессов функционирования подразделений собственного производства и т.п.).
Важным моментом является контроль исполнения плановых мероприятий. При отсутствии должного контроля, сам смысл планирования каких либо мероприятий теряется. Рациональным является осуществление контроля исполнения рассматриваемого плана, руководителем торгового объекта (Директором гипермаркета, управляющим и т.п.), а так же вышестоящими сотрудниками службы безопасности Компании.
При осуществлении долгосрочного стратегического планирования не всегда возможно с достаточной определенностью указать срок исполнения того или иного запланированного мероприятия. Либо выполнение запланированных мероприятий должно иметь постоянный характер. В этом случае необходимо указывать промежуточные контрольные точки (даты), к которым должен быть предоставлен отчет о проделанной работе по соответствующему направлению деятельности или мероприятию.
Текущее планирование результатов работы подразделения СБ Могу предположить, что, если необходимость стратегического планирования работы службы безопасности вряд ли вызывает у кого то сомнение, то введение плановой системы по отношению к текущим результатам работы подразделения СБ может вызвать споры и категорическое неприятие. Оппонентов можно понять, поскольку плановый подход может негативно ассоциироваться с «палочной» системой планирования результатов работы, например, органов внутренних дел, или с «перегибами», имевшими место в недалеком прошлом нашей страны, поголовно работавшей на основе «плановой экономики». Однако нельзя не признать, что побудительным мотивом введения планового подхода к любому направлению деятельности, являлось, в-первую очередь, повышение производительности труда и улучшение результатов производственной (или служебной) деятельности. Соответственно, рациональное зерно в этом подходе присутствовало.
Другой вопрос, что практически любое, даже самое потенциально-благополучное начинание можно свести на «нет» или даже придать ему отрицательный вектор, если подходить к нему статично и бездумно, ориентируясь лишь на управленческие и директивные указания «сверху». Точно так же процесс планирования результатов работы службы безопасности торгового предприятия можно превратить в процесс автоматической гонки «за результатом», посредством любых способов. А это неизбежно приведет и к припискам, и к действиям провокационного характера, и к другим негативным последствиям, и результат будет прямо противоположен предполагаемому. А можно этот процесс превратить в действенный инструмент повышения результатов деятельности и мотивационный стимул для сотрудников подразделения. Исходя из сказанного, предлагаемый вариант планирования работы подразделения, носит, безусловно, рекомендательный характер. Возможность и необходимость его применения определяется руководителями службы безопасности и подразделений торговой Компании соответствующего уровня. Исходя из практики использования планового подхода, можно предложить следующий вариант текущего планирования работы подразделения СБ торгового объекта. Текущее планирование строиться на основе системы учета результатов работы подразделения СБ. Наиболее общими позициями, которые рекомендовалось бы включить в план выявлений для подразделения службы безопасности является выявление хищений и выявление ошибок персонала, влекущих причинение ущерба торговому предприятию. При этом следует иметь в виду, что речь может идти только о количестве выявленных фактов причинения и предотвращения ущерба, но ни в коем случае не о сумме предотвращенного ущерба, так как этот показатель спрогнозировать невозможно. Оптимальным является текущее планирование, осуществляемое на календарный месяц. План составляется руководством службы безопасности торговой Компании на основе анализа статистических данных о результатах работы соответствующего подразделения СБ за предшествующие отчетные периоды. Причем, как за отчетные периоды непосредственно предшествующие планируемому периоду, так и за аналогичные периоды предыдущего года. План так же целесообразно составлять с учетом мнения руководителя службы безопасности соответствующего торгового объекта.
Итак, при определении нормы выявлений фактов причинения ущерба торговому предприятию (хищений и ошибок персонала) для подразделения службы безопасности торгового объекта на предстоящий отчетный период, — календарный месяц, должны учитываться следующие моменты:
a) Анализ статистических данных результатов работы подразделения за предшествующие отчетные периоды (два-три месяца). При этом должна так же учитываться положительная или отрицательная динамика выявляемости.
b) Анализ статистических данных результатов работы подразделения за аналогичный период прошлого года.
c) Укомплектованность кадрового состава подразделения службы безопасности, в соответствии с штатным расписанием;
d) Наличие или отсутствие в планируемом периоде периодов ажиотажного покупательского потока (предпраздничные, праздничные дни и т.п.);
e) Иные объективные обстоятельства, которые могут повлиять на выполнение плановых показателей по выявлению фактов причинения ущерба (стаж работы основного состава сотрудников, уровень их профессиональной подготовки, наличие отпусков, уровень криминогенной обстановки в районе расположения торгового объекта и т.д.).
Одним из важных моментов текущего планирования результатов работы, является гибкий подход к оценке результатов выполнения плана выявлений. Именно гибкость при оценке результатов выполнения плана, поможет избежать формального подхода и негативных последствий в виде приписок, искусственного создания ситуаций для совершения ошибок персоналом (действия провокационного характера) и иных злоупотреблений. Гибкий подход при определении результатов выполнения плана предполагает учет объективных обстоятельств, которые не были или не могли быть учтены заранее (текучка кадров сотрудников подразделения и т.п.). Гибкость так же предполагает учет характера выявленных фактов причинения ущерба, а так же учет перевыполнения плана по одним показателям при недовыполнение плана по другим. Например, план по количеству выявленных хищений был выполнен на 70 %, однако при этом была проведена оперативная работа, в результате которой была выявлена и задержана преступная группа и возмещен значительный ущерб. Либо план по выявлению ошибок персонала выполнен на 85%, но при этом хищений выявлено на 30 % больше, чем запланировано.
Выполнение или невыполнение плана по предотвращению ущерба, а так же перевыполнение плана может учитываться руководством Компании в качестве одного из критериев определения личных результатов работы руководителя службы безопасности торгового объекта, например ключевых показателей эффективности при расчете размера премиальной части денежного содержания. Планирование индивидуальных результатов работы сотрудников СБ На основе плана выявлений подразделения службы безопасности на календарный месяц, руководителем службы безопасности торгового объекта осуществляется планирование индивидуальных результатов работы сотрудников подразделения. Конечно, будет неправильным применять арифметический подход к индивидуальному планированию, то есть невозможно равным образом распределить количество запланированных руководством фактов выявления ущерба на всех сотрудников подразделения в равной мере. Предлагаю, при осуществлении индивидуального планирования результатов работы сотрудников службы безопасности торгового предприятия, придерживаться следующих рекомендаций: Индивидуальные нормы выявлений для сотрудников службы безопасности торгового предприятия «Плана выявлений подразделениями охраны розничных структурных подразделений торгово-розничной Компании». Индивидуальные нормы разрабатываются руководителями служб безопасности соответствующих РСП ежемесячно, и не позднее, чем за три дня до очередного отчетного периода утверждаются вышестоящим руководителем службы безопасности Компании, после чего, не позднее, чем за два дня до начала очередного отчетного периода доводятся под роспись до личного состава. Индивидуальные нормы выявлений устанавливаются только сотрудникам, у которых окончен испытательный срок после трудоустройства.
При разработке индивидуальных норм выявлений на предстоящий отчетный период, планируются следующие категории фактов причинения ущерба, которые идут в индивидуальный результатив сотрудников подразделения СБ: — Хищения; — Ошибки персонала. Определяя нормы для каждого сотрудника, руководитель службы безопасности должен учитывать следующие критерии: — Стаж работы; — Должностная категория; — Приоритетные направления по выявлению категорий фактов причинения ущерба (например: хищения, — для скрытого режима); — Предполагаемое количество смен в планируемом отчетном периоде, с учетом предстоящего очередного отпуска, командировки, других обстоятельств. При наличии объективных обстоятельств, которые могут повлиять на невыполнение индивидуального плана конкретным сотрудником, если эти обстоятельства не учитывались, и не могли быть учтены при планировании нормы, руководитель службы безопасности торгового объекта вправе, по согласованию с руководителем, утвердившим план на отчетный период, снизить индивидуальные нормы выявлений для данного сотрудника. При этом объективность этих обстоятельств, руководитель службы безопасности соответствующего подразделения оценивает самостоятельно, руководствуясь своим внутренним убеждением и здравым смыслом.
При подведении итогов работы за отчетный период и определении премиальной части для каждого сотрудника, руководитель Службы безопасности оценивает степень выполнения плана по каждой категории фактов причинения ущерба. Если план по одной категории, например по выявлению ошибок персонала, недовыполнен, но при этом перевыполнен план по выявлению хищений, руководитель вправе зачесть данное перераспределение количества выявленных фактов и оценить выполнение плана на 100 %. При этом недовыполнение плана по каждой категории фактов причинения ущерба не должно превышать 20 %. Наиболее значимые эпизоды выявленного или предотвращенного ущерба руководитель службы вправе оценивать самостоятельно. Например, при наличии нормы в 4 хищения, старшим смены выявлены только два факта хищения. Но при этом один факт является хищением персонала, при выявлении которого старший смены проявил профессиональные навыки и умения, провел определенную оперативно-тактическую или агентурную работу. В этом случае выполнение плана так же может быть оценено в 100 %.
Кроме того, при подведении итогов работы старших смены, руководитель службы вправе учитывать работу по взысканию компенсированного ущерба с лиц, совершивших хищения. Наиболее значимые результаты работы в данном направлении, могут частично компенсировать недовыполнение плана по выявлению отдельных категорий фактов причинения ущерба. При этом недовыполнение плана, так же не должно превышать 20 %, от установленной нормы. В завершение рассмотрения вопросов, затронутых в настоящей статье, хотелось бы еще раз отметить, что автор вовсе не призывает к введению «палочной» системы для подразделений безопасности торговых предприятий. Однако настаивает на том, что определенные элементы планового подхода, при организации работы подразделений и служб безопасности, при правильном их внедрении могут существенно повысить эффективность деятельности, способствовать повышению уровня дисциплины и мотивации сотрудников, исключат нахождение в составе подразделений неэффективных сотрудников.
Белов Виктор Николаевич
Email: vik1969_10@mail.ru