Другая сторона Microsoft Project.

Все чаще перед руководителями крупных компаний встает вопрос об эффективном управлении проектами. Его решение требует современных управленческих подходов. Одним из популяр-ных продуктов является Microsoft Project. Он предназначен для ра-ционального и эффективного управления проектами, планами, ресур-сами и финансами. Но как бы ни был хорош Microsoft Project – это всего лишь инструмент управления, и его применение нельзя считать залогом успешной работы предприятия.

Во многих компаниях, где внедрен Microsoft Project, проблема выдер-живания сроков остается актуальной. Microsoft Project позволяет оце-нить длительность задачи, но не дает возможности определить про-должительность работы над проектом целиком. Если в качестве про-екта рассматривать посадку огурцов в парнике – сегодня высадили сорок процентов рассады, значит, работы осталось на неполных два дня, – то в этом случае Microsoft Project, пожалуй, идеален. Когда речь заходит о крупных проектах, включающих в себя ряд взаимоза-висимых этапов, все усложняется. Если разбить проект на отдельные задачи, проставить длительность каждой и просуммировать их – в этом случае полученный результат можно будет считать сроком за-вершения проекта лишь условно. Зачастую девяносто процентов вы-полненных задач не означают выполнение проекта на девяносто про-центов.

В компаниях, где одновременно реализуются несколько проектов, расчет их продолжительности имеет свои особенности. При планиро-вании приходится учитывать обстановку по всем проектам в целом. В большинстве случаев срыв сроков вызван не ошибками в оценке дли-тельности предусмотренных в плане задач, а непредусмотренными за-дачами и обстоятельствами. Обязательно обнаружатся проекты, кото-рые предполагалось завершить раньше и которые имеют приоритет в завершении перед остальными. Причины затягивания сроков не столь важны – они всегда найдутся. Эти проекты перечеркнут все планы, и никакой Microsoft Project не спасет от аврала.

Прежде чем взяться за воплощение проекта, необходимо знать ситуа-цию с ресурсами, то есть с людьми, которых предполагается в нем за-действовать. Это позволяет сделать Microsoft Project. Программа учи-тывает все ресурсы предприятия. На соответствующей странице мож-но видеть занятость ресурсов в интересующий период времени. Вот только Microsoft Project не рассчитан на человеческий фактор, точнее, характер ресурсов, которые отвечают за внесение данных в календар-ный план. Открываем, допустим, июль. Судя по отсутствию записей, на данном временном интервале не стоит ни один проект, никто из со-трудников не собирается в отпуск – все ресурсы свободны. Выходит, можно смело планировать на это время новый проект. Как правило, в действительности дела обстоят иначе: незавершенной работы хватает, и отдохнуть летом толпа желающих. С отпусками вопрос решается просто – сотрудники в отпуска не уходят. Но как быть с накладываю-щимися друг на друга проектами?

Есть в Microsoft Project одна замечательная функция – учет рабочего времени. Она демонстрирует почасовую загруженность ресурсов теми или иными задачами.