Simbiosis de 1C:Enterprise y sistemas de control de acceso. Nueva apariencia.
El desarrollo intensivo de las tecnologías de TI para la gestión empresarial y las tecnologías de seguridad debería conducir inevitablemente a su intersección. Este proceso se lleva a cabo desde hace varios años y es discutido activamente en las páginas de diversas publicaciones tanto por especialistas en automatización de producción como por especialistas en seguridad. No es difícil predecir que en el futuro es muy posible una fusión completa de estas esferas, pero hoy en día sólo podemos hablar de una simbiosis eficaz y mutuamente beneficiosa. En particular, hay áreas de actividad específicas en las que esta simbiosis no sólo está madura y no sólo es técnicamente posible, sino que ya existe una demanda y aporta beneficios reales. Hoy hablaremos de la simbiosis de 1C: sistemas empresariales y de control de acceso.
ACS de una empresa y la crisis económica (Automatizar o no, esa es la cuestión)
La automatización de los procesos de gestión de la producción perseguía inicialmente el objetivo de optimizar y aumentar la eficiencia de la gestión, el departamento de recursos humanos de la empresa, la contabilidad y varios otros departamentos, en particular el servicio de seguridad. La crisis económica afectó a todas las áreas de producción, afectó a todas las empresas y obligó a los directivos a pensar más detenidamente en la reducción de costes, así como en el aumento de la eficiencia de todos los departamentos y de todos los sistemas. Para mantener el negocio en estas condiciones, es necesario reevaluar la efectividad de todos los procesos y de cada empleado, y no solo evaluarla, sino tomar medidas para mejorarla. En este asunto, el papel de los sistemas automatizados de gestión empresarial, así como sus requisitos, están aumentando considerablemente. Tanto los directivos como los empleados entienden que no hay forma de esconderse y dejar todo como estaba, ya que esto conduciría al colapso. Incluso para mantener la producción, el equipo y el nivel de los salarios existentes, se requieren nuevos esfuerzos, nuevas soluciones y nuevas tecnologías. En pocas palabras, ahora todos tienen que trabajar por tres, y una de las verdaderas formas de intensificar el trabajo de cada empleado es automatizar sus procesos de trabajo.
¿Qué es necesario automatizar?
Está claro que teóricamente es posible y necesario automatizar todos los procesos y todo el trabajo en una empresa. Está aún más claro que es imposible hacer esto de una vez y ahora. Surge la pregunta: ¿a qué deberías prestarle atención primero? ¿Dónde la automatización traerá rápidamente el resultado deseado? Estos problemas y toda la responsabilidad de solucionarlos recaen directamente sobre los hombros de la dirección de la empresa, especialmente cuando no es posible contratar profesionales de automatización remunerados. En la mayoría de los casos, y esto está justificado, la automatización incluye procesos asociados con el procesamiento (registro, almacenamiento, análisis) de grandes volúmenes de información o datos. Como regla general, estos son departamentos que se ocupan de contabilidad, impuestos, registros de personal, son responsables del movimiento de inventario, etc. En la etapa inicial, se produce una automatización dispersa de diversas tareas de contabilidad y control de varios departamentos. Como resultado, aparecen varias bases de información dispares con información superpuesta y entrada manual de datos duplicados.
Automatización de patchwork
El enfoque estándar de la automatización patchwork se puede considerar usando el ejemplo de organizar el control de acceso, mantener registros de personal y registrar el tiempo realmente trabajado por los empleados de la empresa. A primera vista, las tareas anteriores prácticamente no tienen relación entre sí y son responsabilidad de diferentes departamentos. El servicio de seguridad es responsable de garantizar la seguridad de la instalación, limitar el acceso, organizar el control de acceso y controlar la entrada/salida de bienes materiales; La contabilidad del personal y el control de la disciplina laboral están a cargo del departamento de RR.HH.; Las funciones de contabilizar el tiempo realmente trabajado por los empleados de la empresa y calcular sobre la base de sus salarios están asignadas al departamento de contabilidad. Tras un examen más detenido, se ven superposiciones entre tareas; en particular, todos los departamentos utilizan la misma lista de empleados de la empresa. A partir de los datos proporcionados por el departamento de recursos humanos sobre los horarios de trabajo de los empleados y su afiliación a diversos departamentos, el servicio de seguridad puede organizar la delimitación de los derechos de acceso a distintos locales en el territorio de la empresa. A partir de los datos sobre los movimientos de los empleados proporcionados por el servicio de seguridad, la contabilidad puede realizar ajustes en el tiempo realmente trabajado por los empleados.
El enfoque estándar para la automatización inicial es organizar un sistema de gestión y control de acceso (ACS) en la empresa, que tiene su propio software. Software similar de varios sistemas de control de acceso (Perko, Kronverk, Gate, Boli, Parsec, etc.) resuelve los problemas del servicio de seguridad. Para automatizar el mantenimiento de los registros de personal y los cálculos de nómina, se instalan sistemas de contabilidad especializados, entre los cuales los productos de software más utilizados en Rusia y los países postsoviéticos son los productos de software de la empresa 1C, en particular «1C: Gestión de salarios y personal». Los sistemas 1C y ACS no están conectados de ninguna manera entre sí; los datos entre departamentos se transfieren en forma de archivos separados o incluso en papel. No es sorprendente que la cantidad de entradas y procesamientos manuales duplicados de información y, por lo tanto, la probabilidad de errores, aumente tanto que neutralice los beneficios de los sistemas de automatización existentes, obstaculice el desarrollo de la empresa y, en ocasiones, conduzca a errores directos. pérdidas.
Integración y automatización integral
Es casi imposible encontrar un sistema de automatización empresarial listo para usar que cubra todos los procesos de información. Por tanto, la elección de un sistema de información es siempre un compromiso múltiple, en particular entre la funcionalidad del sistema y su coste. Es más difícil evaluar la idoneidad óptima del sistema para las tareas y condiciones específicas de una empresa en particular. Los sistemas de automatización conocidos en el mercado en términos de flexibilidad y adaptación se pueden dividir en dos clases: rígidos, con un conjunto de configuraciones estándar (mySAP Business Suite, Oracle E — Business Suite, Galaktika) y flexibles, con la capacidad de cambiar. sus funciones (1C, Microsoft Axapta). Además, estos últimos son más comunes en la realidad rusa. El conjunto de programas más famoso y extendido diseñado para la gestión de la producción es el paquete de software 1C.
“1C: Empresa”
El paquete de software 1C está diseñado para la gestión empresarial y le permite recibir informes sobre casi cualquier parámetro. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento del historial de carrera de un empleado, sus bajas por enfermedad, viajes de negocios, etc. El sistema de registro de personal incorporado facilita el proceso de contratación, despido y transferencias de trabajo de los empleados, manteniendo un registro de tarjetas personales de los empleados. con un conjunto de información diversa sobre ellos. Además, el sistema de automatización permite identificar violaciones en los procesos de personal, apoyar la toma de decisiones para normalizarlos, agilizar todos los procesos de contabilidad y liquidación con el personal y reducir posibles pérdidas por salida de empleados.
Sistemas de gestión y control de acceso (ACS)
Uno de los bloques más populares de 1C: Enterprise es la automatización de los registros de personal operativo y los cálculos de nómina. En particular, es para este segmento donde los datos acumulados por el sistema de gestión y control de acceso son de particular importancia. Los modernos sistemas de control de acceso proporcionan datos fiables y variados sobre la presencia de un empleado en el territorio de una empresa o de sus divisiones individuales. Pero, desafortunadamente, la mayoría de estos sistemas aún no pueden funcionar bajo el control del paquete de software 1C ni interactuar rápidamente con él. Esto se debe a la evolución del desarrollo de los sistemas de control de acceso en el sector de la seguridad, donde tradicionalmente resolvían los problemas de limitación y delimitación de accesos, organización de pasos y viajes controlados a diferentes zonas y territorios de la empresa, etc. , por regla general, no caían en absoluto en el sistema de contabilidad de gestión o se transferían manualmente. Con menos frecuencia, se ha desarrollado e implementado alguna técnica para la transferencia de datos periódica y semiautomática. En este caso, no sólo se pierde la velocidad de recepción de datos, sino también su variedad y volumen.
Funcionamiento ACS bajo el control del paquete de software 1C
Organizar el trabajo de ACS directamente bajo el control del paquete de software 1C le permite resolver muchas de las tareas y problemas mencionados, aumentar la eficiencia de todo el sistema de gestión, reducir los costos laborales de varios departamentos y la cantidad de errores. ¿Qué ventajas ofrece dicha integración? En primer lugar, se trata de la creación de un espacio y un sistema de información unificado para organizar el control de acceso, registrar el tiempo real trabajado, el movimiento de vehículos y el movimiento de artículos de inventario, basado en el uso óptimo de las ventajas de los sistemas de control de acceso y los programas de gestión. La integración total con los programas de contabilidad “1C: Enterprise 8” “Gestión de salarios y personal” y “1C: Enterprise 8” “Manufacturing Enterprise Management” proporciona una solución directamente desde las aplicaciones 1C para una serie de tareas:
gestión operativa de controladores ACS;
automatización del trabajo de la oficina de pases tanto en términos de sus empleados como de visitantes y de vehículos;
generación automática de hojas de horas con soporte para horarios de trabajo flotantes y por turnos;
gestión centralizada de las instalaciones empresariales distribuidas geográficamente, así como organización del control de los viajes de negocios locales de los empleados y sus visitas a estas unidades;
automatización de la contabilidad de entrada/salida de activos materiales.
Este enfoque aumenta la eficiencia y afecta principalmente el trabajo del departamento de contabilidad, el departamento de recursos humanos y el servicio de seguridad de la empresa. ¿Qué aporta la implantación de un sistema unificado de información automatizado para cada uno de estos servicios?
Servicio de Seguridad
En primer lugar, gestión de pases y niveles de acceso de los empleados, guardando el historial de pases de pases y cambios de accesos. En segundo lugar, la posibilidad de vincular los datos personales de un cliente o empleado con los elementos del inventario transportados. En interés del servicio de seguridad, el sistema proporciona:
seguimiento de los eventos en tiempo real;
control operativo de la ubicación de visitantes y empleados;
control de entrada/salida de vehículos;
fotografiar a los visitantes con escaneos de documentos adjuntos al emitir un pase;
verificación fotográfica de empleados y visitantes al pasar por los puntos de control;
posibilidad de obtener información integrada sobre el visitante/empleado: datos personales, número y características del vehículo y características de los elementos del inventario recibidos.
Contabilidad
Para la contabilidad, la introducción de un sistema unificado permite:
automatizar la generación de hojas de horas y cálculos de nómina basados en datos de check-in;
generar hojas de tiempo utilizando varias estrategias de cálculo, además de tener en cuenta los cambios en el horario de trabajo del empleado durante el período del informe, teniendo en cuenta viajes de negocios y bajas por enfermedad;
llevar registros de las horas extraordinarias, teniendo en cuenta las horas vespertinas y nocturnas;
generar una hoja de tiempo única en presencia de instalaciones distribuidas geográficamente.
Departamento de Recursos Humanos
Para el departamento de RRHH, el uso de un sistema de información unificado permite:
controlar eficazmente la disciplina laboral; analizar llegadas tardías y salidas anticipadas de empleados durante un período de tiempo aleatorio;
organizar la pronta emisión/retirada de pases de visitantes/empleados, cambiando los horarios de funcionamiento y los niveles de acceso;
analizar el procesamiento;
monitorear el tiempo libre y los viajes de negocios locales de los empleados.
Una solución de integración de este tipo es una etapa lógica y evolutiva en el desarrollo de sistemas de seguridad y control automatizados empresariales. Lleva a la empresa al siguiente nivel de automatización de la producción, le permite ahorrar dinero en el fondo salarial, implementa un control efectivo sobre las actividades de los empleados y ayuda a garantizar la seguridad de los activos materiales. Este tipo de soluciones ya existen en el mercado y seguramente se convertirán en la norma en el futuro.