Organización del trabajo con documentos confidenciales.
Organización del trabajo con documentos confidenciales.
Fuente — usuarios.g.ua
Establecimiento del procedimiento para trámites secretos.
Cuando se trabaja para proteger los secretos comerciales, es necesario prestar especial atención a los documentos de la empresa, ya que la mayoría de las estructuras comerciales de nuestro país almacenan la mayor parte de la información comercial, incluida la información confidencial, en documentos. El director de la empresa debe organizar adecuadamente los procesos de registro de información secreta en documentos comerciales y organizar su movimiento de tal manera que el robo de documentos confidenciales sea tan difícil que resulte económicamente no rentable para el ladrón.
Al trabajar con documentos que contienen información protegida por la empresa, debe seguir ciertas reglas. Esto proporciona importantes garantías de protección fiable de los secretos comerciales y pone una barrera a la fuga de información.
Estas reglas se reducen a lo siguiente:
1) control estricto (en persona o a través del servicio de seguridad) sobre el acceso del personal a documentos secretos;
2) determinación precisa de quién, específicamente entre la dirección y los empleados de la empresa, organiza y controla los trámites secretos de la empresa, otorgándoles las facultades adecuadas;
3) elaboración de instrucciones (memorándums) para trabajar con documentos secretos, familiarizarlos con los empleados pertinentes de la empresa;
4) control sobre la aceptación por parte de los empleados relevantes de obligaciones escritas de mantener los secretos comerciales de la empresa;
5) introducción de un sistema de incentivos materiales y de otro tipo para los empleados de la empresa que tengan acceso a sus secretos;
6) introducción en la práctica cotidiana de mecanismos y tecnologías para proteger los secretos comerciales de la empresa;
7) control personal por parte del gerente de empresas de seguridad interna y servicios secretos.
La probabilidad de que se filtre información secreta de los documentos es especialmente alta durante su transferencia. Es obvio que las estructuras comerciales no tienen la oportunidad de utilizar los servicios de comunicaciones militares de campo. Por este motivo, la entrega de documentos secretos y objetos de valor debe organizarse por su cuenta, con la participación de los guardias de seguridad de la empresa, o debe ponerse en contacto con aquellas empresas que prestan dichos servicios pagando una tarifa.
Los empleados de la empresa responsables de la seguridad, el uso y la destrucción oportuna de documentos secretos deben estar protegidos de la tentación de comercializar secretos de la empresa de una manera sencilla pero radical: buena paga por el trabajo. En el proceso de almacenamiento y transmisión de documentos confidenciales de la empresa, se pueden utilizar medidas de seguridad y alarmas sobre el acceso no autorizado a los mismos.
Uno de los nuevos productos — una capa invisible sensible a la luz aplicada a los documentos, que puede aparecer cuando se expone a la luz, indicando así el hecho de un examen no autorizado de los documentos o su fotografía.
Para estos fines también se utiliza la electrónica. En el seminario de toda la Unión sobre protección de la información comercial, celebrado en el verano de 1991 en Moscú, en el stand de la empresa «Alliance» Se demostró un dispositivo electrónico sencillo del tamaño de un paquete de cigarrillos, fabricado en uno de los países del Sudeste Asiático. El dispositivo se llama «Home Detective» (Home Detective), cuesta sólo 10 dólares estadounidenses y reacciona a la luz. Vale la pena encender el dispositivo y dentro de 20 segundos. colóquelo en algún lugar de una caja fuerte, debajo de los papeles de su escritorio, en sus cajones, y tendrá a su disposición una protección electrónica confiable. Se activa cuando un haz de luz débil lo incide y emite una señal sonora aguda. A petición del cliente, la empresa suministra «Home Detective» un transmisor de radio que incluye otros sistemas de protección y alarmas externas a una distancia considerable.
Los especialistas en el campo de la protección de la información comercial también conocen otras tecnologías y sistemas para proteger los documentos confidenciales de la empresa contra el acceso no autorizado o la posible fuga de información protegida sobre ellos. Para obtener información sobre este tema, debe comunicarse con organizaciones y servicios que se ocupan específicamente de este problema. Métodos para realizar trabajos de oficina secreta. Para realizar negocios secretos es necesario involucrar a personas que hayan pasado un control especial y cuya honestidad no deje lugar a dudas. Además, estas personas deben estar adecuadamente preparadas y formadas, porque Las deficiencias profesionales y las desviaciones de las reglas en el trabajo pueden costar demasiado a la empresa.
Los locales en los que se trabaje con documentos secretos deben estar bien vigilados y el acceso a estos locales debe estar cerrado a personas no autorizadas. Los locales en los que se almacenen documentos secretos deben tener techos y paredes duraderos, una puerta de metal reforzado, marcos de ventanas duraderos con doble vidrio y rejas, cortinas gruesas que no permitan ver el local desde la calle. El lugar de almacenamiento de documentos secretos debe estar equipado con un sistema de seguridad y alarma contra incendios y estar cuidadosamente vigilado por fuerzas de seguridad internas. El acceso al almacén debe estar estrictamente limitado. No se recomienda ubicar dicha habitación en el primer y último piso del edificio, porque. esto simplifica el acceso no autorizado al mismo. Los documentos secretos se guardan en cajas fuertes o armarios metálicos ignífugos con cerraduras y pestillos fiables.
Existen varios principios para realizar trámites secretos, cuyo objetivo es evitar la filtración de secretos comerciales contenidos en documentos. Por ejemplo, los documentos que contienen secretos comerciales se dividen según el grado de secreto de la información que contienen y se les proporciona la clasificación de secreto adecuada. En las Fuerzas Armadas del país, por ejemplo, existen las siguientes clasificaciones de documentos: «SECRETO», «ALTO SECRETO» y «IMPORTANCIA ESPECIAL». Además, hay un sello «PARA USO OFICIAL» (DSP), que se muestra en documentos que no son secretos, pero que contienen información cuya divulgación no sería deseable.
La práctica de realizar negocios secretos por parte de estructuras comerciales muestra que para la adecuada división de la información según el grado de secreto contenido en los documentos, la introducción de tres títulos es suficiente: «PARA USO OFICIAL», « ;SECRETO» y «ALTO SECRETO» (o similares, por ejemplo: «INFORMACIÓN OFICIAL», «CONFIDENCIAL» y «ESTRICTAMENTE CONFIDENCIAL»).
Consideremos la metodología para realizar trámites secretos basada en estos tres buitres. En primer lugar, cabe señalar que un documento secreto (es decir, con los sellos «SECRETO» y «SOVER. SECRET») ya debería diferir en apariencia de un documento no clasificado.
La portada de cada uno de dichos documentos debe contener la siguiente información:
1. En la esquina superior derecha se coloca un sello de seguridad (para ello se propone realizar sellos de los sellos correspondientes).
2. Debajo se encuentra el número de inventario de este documento, el cual consta en el LIBRO DE CUENTAS PERSONALES.
3. Si un documento está marcado como “ALTO SECRETO”, se recomienda dibujar una línea roja con tinta desde la esquina superior derecha de la portada hasta la inferior izquierda para darle a este documento una apariencia más significativa.
En la portada de un documento secreto, se deben duplicar el sello de seguridad y el número de inventario de la portada. Esto se hace en caso de que la portada del documento se desprenda repentinamente.
Las hojas de un documento secreto están numeradas y cosidas con hilo resistente, cuyos extremos están sellados con papel de seda con el sello “PARA DOCUMENTOS” impreso. (se recomienda realizar dicho sello especialmente para no recurrir constantemente al sello principal de la empresa).
En la última hoja del documento se debe hacer la siguiente inscripción:
En este documento, _________ hojas están numeradas y encuadernadas. _____________________________ (firma de la persona responsable)
Hay casos en que las hojas secretas separadas se colocan en una carpeta especial que no se puede unir. En este caso, se inserta (pega) un registro en la carpeta, que tiene en cuenta todas las hojas secretas de la carpeta. Cada hoja de papel recibe una clasificación de seguridad y su propio número de inventario, que se anota en el registro en el formulario:
¦ inventario. N sello secreto. nombre fecha y firma del embargo ¦
Dicha carpeta recibe un sello que no es inferior a la hoja más secreta que contiene y su propio número de inventario, que se tiene en cuenta en el libro de Cuentas Personales.
Los borradores de documentos confidenciales de la empresa deben prepararse en cuadernos con hojas numeradas. Después de preparar los documentos «listos» Los borradores deben ser destruidos por empleados autorizados. Se debe tener estrictamente en cuenta el número de copias de los documentos secretos de una empresa, y las fotocopiadoras — Estar equipado con un contador de copias y una llave que pone en funcionamiento las máquinas. Papel carbón y cinta entintada para máquinas de escribir — un tema de especial preocupación, ya que se les puede retirar información confidencial. Por lo tanto, el papel y la cinta de copia usados se destruyen bajo el control de las personas responsables.
Todos los documentos secretos y secretos soviéticos deben tenerse en cuenta en el libro de Cuentas Personales. El libro consta de las siguientes secciones:
¦ inv. No nombre Agarre seg. número de hojas fecha de recepción firma fecha de incautación firma¦
Si una empresa tiene varias sucursales, cada una de ellas tiene su propio libro de Cuentas Personales y en la parte principal Secreta de la empresa — Cuentas personales para cada sucursal. Como resultado, resulta que la empresa tiene un Libro Mayor de Cuentas Personales y un par de libros adicionales para cada sucursal.
El libro de Cuentas Personales de una sucursal, disponible en la Parte Secreta Principal de la empresa, debe ser COMPLETAMENTE IDÉNTICO al libro de Cuentas Personales que permanece en esta sucursal. Gracias a esto, es posible controlar con la mayor claridad posible el movimiento de documentos secretos entre la sucursal y la sede de la empresa. El Libro de Cuentas Personales suele estar marcado como «SECRETO». Esto se debe al hecho de que sólo se mencionan o registran los nombres de los búhos. Los documentos secretos en sí mismos contienen información secreta. El libro de Cuentas Personales de una sucursal se contabiliza en el Libro Mayor de Cuentas Personales y en el Libro Mayor — mismo bajo inv. N 1. Documentos marcados «PARA USO OFICIAL» También se puede tener en cuenta en un libro especial según el principio expuesto anteriormente, pero no junto con el secreto y los búhos. documentos secretos.
La dirección de la empresa puede emitir órdenes secretas que conciernen a un determinado grupo de empleados y que nadie más debe conocer. Para distinguir estos pedidos de los no clasificados, se recomienda anteponer «O» en caso de que la orden sea secreta, y «OO» — si el pedido es de los búhos. secreto (por ejemplo: N O14; N OO56-R). La inscripción de dichas órdenes se realizará según las reglas establecidas para los documentos con las correspondientes clasificaciones de secreto. El mismo principio puede utilizarse para distinguir los tratados secretos de los que no lo son.
A veces, en la práctica, las estructuras comerciales tienen que enfrentarse a la necesidad de clasificar no solo los documentos, sino también cualquier producto. La contabilidad y la secreción de productos secretos se rigen por el mismo principio que con los documentos secretos con la única Podznitsa que es necesario tener en cuenta el sistema de sellado del producto para evitar la manipulación no autorizada del producto y la familiarización con su almacenamiento interno. . Cajas fuertes y puertas de acceso a la zona secreta al finalizar la jornada laboral. Los documentos secretos se emiten únicamente a personas autorizadas para trabajar con estos documentos. Dentro de la empresa, es recomendable introducir permiso para trabajar con documentos secretos.
Por ejemplo, en el ejército, la autorización nº 3 corresponde al derecho a trabajar con documentos marcados como “SECRETO”, la autorización nº 2 — documentos marcados «ALTO SECRETO», autorización n.° 1 — documentos marcados «IMPORTANCIA ESPECIAL». Trabajar con documentos de aglomerado no requiere un permiso especial. Un empleado con autorización número 3 no tiene derecho a utilizar búhos. documentos confidenciales y particularmente importantes, y un empleado con autorización número 2 no puede acceder a documentos de particular importancia.
El sistema de autorización le permite limitar tanto como sea posible el círculo de personas familiarizadas con la empresa. misterios. El número de acceso está determinado por la antigüedad en la empresa del empleado en cuestión y el grado de confianza en él por parte de la dirección. Todos los documentos secretos se emiten únicamente contra firma. Es recomendable crear una tarjeta para cada documento en el formulario:
.tipo_______________ número de hojas_______ inventario N _____________ (nombre del documento)______________
¦ fecha de emisión firma fecha de regreso firma
Los empleados ordinarios de la empresa reciben documentos secretos solo durante la jornada laboral. Al final de la jornada laboral, todos los documentos secretos. debe ser devuelto a la parte Secreta (almacenamiento) de la empresa.
La desclasificación de documentos se produce por orden de la dirección de la empresa o después de un cierto período de tiempo reduciendo el grado de secreto y asignándole una clasificación inferior. Establecer control sobre las publicaciones.
Incluso los secretos empresariales celosamente guardados pueden llegar a ser conocidos por los competidores a través de publicaciones periódicas para el público en general, si se dejan al azar. Por lo tanto, uno de los empleados de la empresa debe tener los más amplios poderes para realizar la censura preliminar de folletos, anuncios, comunicados de prensa y otros materiales elaborados para simposios, exposiciones, congresos, así como discursos, publicaciones científicas y de otro tipo de la empresa. empleados.
El interés de proteger los secretos de la empresa se encuentra en la inmensa mayoría de los casos en una contradicción difícil de resolver con las ambiciones personales, el orgullo y la independencia académica de los empleados de la empresa que quieren afirmarse profesionalmente en el mundo académico, entre sus colegas, en opinión pública o grupal. No menos fácil de resolver es el conflicto entre el deseo de preservar los secretos comerciales de una empresa y el deseo de utilizar con fines publicitarios algunos de los datos más impresionantes procedentes de información estrictamente protegida, especialmente aquellos que sin duda ayudarían a ampliar las ventas de productos manufacturados y servicios. .
Un empleado que censure publicaciones abiertas de carácter publicitario, científico y de divulgación, elaboradas por el personal de la empresa o por orden de ésta, debe guiarse por una norma sencilla pero bastante eficaz. Su esencia es FRAGMENTAR, EN LA MÁXIMA MEDIDA POSIBLE, SEPARAR POR TIEMPO, EN ESPACIO Y POR AUTORES QUE PROTEGIERON ESTRICTAMENTE LA INFORMACIÓN COMERCIAL, sin lo cual la publicación de las obras antes mencionadas es imposible. Por supuesto, todo esto dificulta que el personal de la empresa lleve a cabo trabajos de investigación y desarrollo, pero impide en gran medida que los competidores y los malvados recopilen información secreta sobre la empresa. Esta barrera sólo puede superarse con un gran coste.
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