La otra cara de Microsoft Project.
Cada vez más, los directivos de grandes empresas se enfrentan a la cuestión de una gestión eficaz de proyectos. Su solución requiere enfoques de gestión modernos. Uno de los productos populares es Microsoft Project. Está diseñado para la gestión racional y eficaz de proyectos, planes, recursos y finanzas. Pero no importa lo bueno que sea Microsoft Project, es sólo una herramienta de gestión y su uso no puede considerarse la clave para el funcionamiento exitoso de una empresa.
En muchas empresas donde se ha implementado Microsoft Project, el problema del cumplimiento de los plazos sigue siendo relevante. Microsoft Project le permite estimar la duración de una tarea, pero no permite determinar la duración del trabajo en todo el proyecto. Si consideramos plantar pepinos en un invernadero como un proyecto (hoy plantamos el cuarenta por ciento de las plántulas, lo que significa que quedan menos de dos días de trabajo), entonces, en este caso, Microsoft Project quizás sea ideal. Cuando se trata de grandes proyectos que incluyen varias etapas interdependientes, las cosas se complican más. Si divide el proyecto en tareas separadas, establezca la duración de cada una y resúmalas, en este caso el resultado obtenido puede considerarse la fecha de finalización del proyecto solo de forma condicional. A menudo, el noventa por ciento de las tareas completadas no significa que el noventa por ciento del proyecto esté completado.
En empresas donde se están implementando varios proyectos simultáneamente, el cálculo de su duración tiene sus propias características. Al planificar, es necesario tener en cuenta la situación de todos los proyectos en su conjunto. En la mayoría de los casos, el incumplimiento de los plazos no se debe a errores en la estimación de la duración de las tareas previstas en el plan, sino a tareas y circunstancias imprevistas. Definitivamente habrá proyectos que se suponía que debían completarse antes y que tienen prioridad en su finalización sobre otros. Los motivos de los retrasos no son tan importantes: siempre se encontrarán. Estos proyectos arruinarán todos los planes y ningún proyecto de Microsoft le salvará de una emergencia.
Antes de emprender la implementación de un proyecto es necesario conocer la situación con los recursos, es decir, con las personas que se supone que están involucradas en el mismo. Microsoft Project le permite hacer esto. El programa tiene en cuenta todos los recursos de la empresa. En la página correspondiente puede ver la utilización de los recursos durante el período de interés. Pero Microsoft Project no está diseñado para el factor humano, o más precisamente, la naturaleza de los recursos que se encargan de introducir datos en el plan del calendario. Digamos que abrimos en julio. A juzgar por la ausencia de registros, no hay un solo proyecto en este intervalo de tiempo, ninguno de los empleados se va de vacaciones: todos los recursos son gratuitos. Resulta que puedes planificar con seguridad un nuevo proyecto para este momento. Como regla general, en realidad las cosas son diferentes: hay bastante trabajo sin terminar y una multitud de personas con ganas de relajarse en verano. El problema de las vacaciones se resuelve de forma sencilla: los empleados no se van de vacaciones. Pero ¿qué pasa con los proyectos superpuestos?
Microsoft Project tiene una gran característica: el seguimiento del tiempo. Muestra la carga de recursos por hora en determinadas tareas.