Что такое система управления проектами?

Что такое система управления проектами?

Система управления проектами — это система управления информацией, которая отслеживает и контролирует цели, бюджет, график, задачи и ресурсы командного проекта.

Благодаря комплексному управлению заказами, разработкой, закупками, производством, доставкой и другими процессами для каждого проекта система управления проектами поддерживает общее управление проектами, которое становится все более сложным и масштабным. Аналогичные системы для управления графиками и т. д. включают системы управления производством и системы управления процессами, которые в основном используются в обрабатывающей промышленности.

С другой стороны, системы управления проектами применимы ко всем отраслям, а не только к производству. В зависимости от сферы, масштаба и сложности проекта существуют различные уровни систем: от простых, использующих шаблоны Excel, до настраиваемых, адаптированных к бизнес-модели компании.

Применение систем управления проектами

Системы управления проектами используются во всех промышленных секторах, включая производство, разработку программного обеспечения, информационные услуги, розничную торговлю, торговлю, продукты питания и напитки, строительство и финансовые учреждения. Системы управления проектами особенно эффективны, когда рабочие процессы сложны и управление задачами затруднено, когда в крупных проектах задействовано много людей или когда несколько компаний работают над одним проектом.

Системы управления проектами управляют всем процессом для каждого проекта, но в разных секторах промышленности процессы различаются и требуются разные наборы функций. Это полезный инструмент для руководителей проектов и членов проектной группы, позволяющий управлять проектами более эффективно и действенно.

Поскольку менеджерам проектов необходимо постоянно отслеживать общий ход выполнения проекта, крайне важно, чтобы они выбрали систему управления проектами, которая будет использоваться особенно часто и которая лучше всего подходит для их проекта и отрасли.

Принципы систем управления проектами

Система управления проектами имеет множество функций, но в основном состоит из следующих функций:

1. Функция управления задачами

Рабочий процесс проекта разбивается на более мелкие задачи, и для каждой задачи устанавливаются входы (материалы, документы и т. д.), конкретные задачи, выходы (возврат инвестиций и результаты), условия завершения задачи, приоритет задачи и т. д. Приоритет задачи должен быть установлен для уточнения зависимостей между задачами, и если задача не может быть начата до тех пор, пока она не будет завершена, или если задача имеет большое влияние, приоритет должен быть повышен.

В некоторых системах есть функция, которая позволяет реализовать процесс утверждения в системе, например, когда завершение задачи зависит от утверждения ответственного лица.

2. Функция управления расписанием

Для каждой задачи проекта или процесса, объединяющего несколько задач, составляется расписание на основе содержания работы, рабочих часов и рабочей силы, которое вносится в диаграмму Ганта. Диаграмма Ганта показывает содержание работы каждого процесса на вертикальной оси и полосу расписания на горизонтальной оси.

Это относится к диаграмме, которая позволяет визуально подтвердить зависимости между процессами и статусом проекта. Эта диаграмма Ганта используется для отслеживания хода процесса и управления графиком, чтобы гарантировать строгое соблюдение сроков. Чтобы сделать ход выполнения более понятным, у нас также есть возможность отображать его на графической панели.

В некоторых системах управления проектами, оснащенных функциями ИИ, система может моделировать прошлые задержки и количество человеко-часов, необходимых для внутренних процессов, а также вносить предложения по оптимальному управлению ресурсами и извлекать риски.

3. Функция обмена информацией

Эта функция позволяет всем сотрудникам, участвующим в проекте, обмениваться необходимой информацией. Помимо расписаний, она централизованно управляет информацией на протяжении всего проекта, включая такие документы, как рабочие процедуры, протоколы совещаний, отчеты, состояние инвентаря материалов и информацию об обслуживании оборудования.

Также называемая инструментом совместной работы, она облегчает общение и сотрудничество со всеми членами команды, предоставляя электронную почту, чат и видеоконференции.

Как выбрать систему управления проектами

При выборе системы управления проектами следует обратить внимание на следующие моменты:

1. Удобство использования

Важно, чтобы сама система была проста в использовании и интуитивно понятна для пользователей. Также для управления проектами важно, чтобы к системе можно было получить доступ со смартфонов и планшетов, а обновления с каждого устройства отображались в режиме реального времени.

2. Масштабируемость

Сама система управления проектами должна быть масштабируемой, чтобы соответствовать будущему расширению компании или проекта. Необходимо подтвердить возможность добавления дополнительных функций, модулей и расширения емкости.

3. Настраиваемость

Проверьте, можно ли настроить систему в соответствии с требованиями компании или проекта. Проекты меняются во многих отношениях, например, в зависимости от политики компании, политики клиента и общественных тенденций. Важно, чтобы система могла настраиваться для гибкого реагирования на постоянно меняющиеся проекты.

4. Безопасность

Системы управления проектами содержат высококонфиденциальную информацию. Необходимо подтвердить, что в системе предусмотрены соответствующие меры безопасности, а также резервная система на случай чрезвычайной ситуации.

5. Поддерживаемость

Важно, чтобы в случае возникновения проблемы была доступна соответствующая поддержка. Убедитесь, что поддержка доступна быстро и точно. Некоторые системы управления проектами производятся за рубежом, поэтому в таких случаях также необходимо подтвердить, что поддержка доступна на вашем местном языке.