Что такое рабочий процесс?

Что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс относится к потоку различных взаимодействий и процедур в ходе деловых операций в компании. Он также относится к графическому представлению потока.

Например, он определяет такие процедуры, как порядок подачи заявки и чье одобрение необходимо для закупки оборудования и возмещения расходов.

Визуализируя рабочий процесс, можно просматривать поток работы, тем самым повышая операционную эффективность. При этом устранение традиционной бумажной коммуникации и замена ее электронными средствами может привести к различным операционным улучшениям, таким как увеличение скорости работы и сокращение человеческих ошибок.

Использование рабочих процессов

Системы рабочих процессов используются для самых разных задач, таких как различные утверждения закупок товаров и контрактов, различные приложения, связанные с общими делами, бухгалтерским учетом и человеческими ресурсами, подачей отчетов и предложений и т. д. В частности, автоматизация внутренних утверждений, связанных с закупкой товаров и контрактами с поставщиками и другими сторонами, является областью, в которой системы рабочих процессов преуспевают.

Принцип рабочих процессов

В целом рабочие процессы повышают производительность, сокращают количество ошибок и экономят время и деньги за счет связывания, упорядочивания и автоматизации нескольких задач.

Рабочие процессы обычно состоят из следующих шагов:

1. Анализ процесса

Анализ бизнес-процесса. Это включает в себя рабочие цели, рабочий процесс, роли, обязанности и т. д.

2. Проектирование рабочего процесса

Рабочие процессы предназначены для улучшения бизнес-процессов. Это включает в себя определение задач, порядка задач, ролей и обязанностей, а также выбор инструментов и систем, необходимых для автоматизации рабочего процесса.

3. Внедрение рабочего процесса

Для внедрения рабочего процесса устанавливаются необходимые системы и инструменты, а также настраиваются автоматизированные процессы. Это включает в себя автоматизацию рабочего процесса, мониторинг рабочего процесса и улучшение рабочего процесса.

4. Мониторинг и улучшение рабочего процесса

Мониторинг рабочего процесса для обеспечения его правильного функционирования и его улучшения по мере необходимости. Это включает в себя анализ рабочего процесса, улучшение рабочего процесса и выбор систем и инструментов, необходимых для улучшения рабочего процесса.

Автоматизация рабочего процесса экономит время и деньги и повышает производительность. Проектирование и реализация рабочего процесса также могут оптимизировать бизнес-процессы, сократить количество ошибок и повысить эффективность.

Как выбрать рабочий процесс

1. Уточните цели и требования

Перед выбором системы рабочего процесса вам необходимо уточнить проблемы и цели вашей компании и определить ваши требования. Также рекомендуется оценить, какой объем рабочего процесса будет проходить через систему.

2. Определение рабочего процесса

В компаниях и организациях существуют различные типы рабочих процессов, такие как последовательное утверждение, параллельное утверждение, согласованное утверждение и разветвление потока. Мы определим, может ли быть реализован поток утверждения, требуемый компанией.

3. Интеграция с внешней системой

Например, при смене персонала это сократит время и усилия на выполнение операций, если утверждающего можно будет автоматически сменить, связав с системой управления персоналом.

4. Поддержка мобильных устройств

Если вы предоставите своим сотрудникам смартфоны, то система документооборота, совместимая со смартфонами, может работать на ходу, что позволит ускорить обработку.

Особенности документооборота

Электронная система документооборота предлагает множество преимуществ. Основные преимущества следующие:

• Экономит время, устраняя необходимость заполнять бумажные формы вручную, пересоздавать формы из-за ошибок и рассылать документы вручную или по почте.
• Электронные данные можно легко использовать для создания системы проверки на наличие пропусков и денежных ошибок, а также для проверки хода одобрения нескольких лиц.
• Если создана удаленная рабочая среда, нет необходимости приходить в офис для оформления документов и одобрений, и работа может продолжаться где угодно.
• Поскольку сведения о заявке и история одобрения могут управляться в данных, а автоматизированная система может быть создана для автоматического связывания с утверждающими лицами, легко работать в соответствии с правилами и улучшать внутренний контроль.

Другие преимущества включают снижение риска потерь, сокращение пространства для хранения, более простой поиск и устранение расходов на печать.