Что такое программное обеспечение для управления документами?

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами — это общий термин для доступного программного обеспечения с функцией эффективной обработки важных документов и информации.

Программное обеспечение для управления документами обеспечивает эффективный обмен информацией, ее поиск и защиту информации. Они включают оцифровку, которая оцифровывает бумажные документы; управление классификацией, которое классифицирует, организует и хранит документы; управление доступом, которое управляет использованием документов и привилегиями доступа; и управление утилизацией и хранением, которое управляет сроками утилизации и хранения документов.

В последние годы программное обеспечение для управления документами, использующее облачные сервисы и системы классификации и поиска документов на основе искусственного интеллекта (ИИ), привлекает внимание. Эти технологии позволяют создавать более продвинутое программное обеспечение для управления документами.

Применение программного обеспечения для управления документами

Программное обеспечение для управления документами используется в различных ситуациях в компаниях и организациях.

Вот некоторые из вариантов использования:

1. Повышение эффективности обмена информацией

Программное обеспечение для управления документами позволяет централизовать информацию и эффективно обмениваться ею внутри компании. Даже в случаях, когда документы разбросаны или написаны от руки, оцифровка и программное обеспечение могут использоваться для быстрого поиска необходимой информации.

2. Информационная безопасность

Правильное программное обеспечение для управления документами может снизить риск утечки информации и несанкционированного доступа. Управление авторизацией доступа, удаление и управление хранением могут предотвратить утечку информации и несанкционированное использование.

3. Соответствие

Программное обеспечение для управления документами, основанное на законах и нормативных актах, полезно в ситуациях, когда требуется соответствие.

4. Улучшение рабочего процесса

Программное обеспечение для управления документами может использоваться для улучшения рабочего процесса. Например, совместное использование документов и автоматизация процесса утверждения могут повысить эффективность работы и предотвратить ошибки.

5. Анализ для улучшения бизнеса

Программное обеспечение для управления документами позволяет собирать данные, которые могут быть использованы для улучшения бизнес-операций. Например, журналы использования и доступа к документам можно анализировать для получения идей по улучшению бизнеса.

Принципы программного обеспечения для управления документами

Программное обеспечение для управления документами состоит из следующих функций:

1. Формулирование правил программного обеспечения для управления документами

Формулировка правил программного обеспечения для управления документами является важным шагом, который формирует основу управления документами. Четко определяя типы документов, сроки хранения, привилегии доступа, критерии утилизации и т. д., программное обеспечение может централизовать управление документами и предотвратить утечки информации и несанкционированное использование.

2. Классификация документов

Существуют различные методы классификации документов в соответствии с бизнес-процессами и типами документов. Соответствующая настройка метода классификации позволяет быстро извлекать необходимую информацию. Кроме того, для классификации документов используются общие правила классификации и периодический пересмотр мастера классификации.

3. Контроль доступа

Устанавливаются привилегии доступа для просмотра и использования документов с целью предотвращения утечек информации и несанкционированного использования. Права доступа устанавливаются в соответствии с должностью и должностной инструкцией. Кроме того, регистрируются журналы доступа, а права доступа периодически проверяются.

4. Управление утилизацией и хранением

Программное обеспечение для управления документами снижает нагрузку утечки информации и управления информацией за счет управления сроками утилизации и хранения документов. Сроки утилизации и хранения определяются в соответствии с законами и внутренними правилами компании.

Другая информация о программном обеспечении для управления документами

1. Определение ISO9001

Документы определяются в ISO 9001 как «информация и носители, на которых она содержится». Информация может быть в различных формах, таких как текст, программный код или чертежи, а носитель может быть бумажным или электронным.

Подобно документам есть записи. Записи — это форма документации, определяемая в ISO 9001 как «документ, описывающий достигнутые результаты или предоставляющий доказательства выполненных действий».

2. Жизненный цикл документа

В целом, документы, управляемые программным обеспечением для управления документами, являются документами, отличными от записей. Поскольку записи имеют характер доказательств фактов, любое изменение является фальсификацией и запрещено. С другой стороны, такие документы, как контракты и спецификации, могут быть изменены в зависимости от обстоятельств и называются обновлениями или пересмотрами.

Программное обеспечение для управления документами проверяет и утверждает созданные документы на предмет их соответствия перед выпуском. После выпуска, когда при необходимости вносятся обновления, они также проверяются и повторно утверждаются. Программное обеспечение для управления изменениями также должно определять, где был изменен документ, историю его изменений и действующую версию.

Когда выпущенные документы распространяются или распределяются внутри или за пределами организации для обмена информацией, необходимо поддерживать программное обеспечение для управления документами, чтобы определять, кто имеет доступ к документам. Кроме того, следует установить срок хранения, а также заранее определить способ утилизации документов после его окончания.

В программном обеспечении для управления документами важно прояснить правила на каждом этапе жизненного цикла документа: от создания, распространения, хранения до утилизации.