Что такое инструмент создания отчетов?

Что такое инструмент создания отчетов?

Инструмент создания отчетов — это программное обеспечение, которое позволяет вам легко создавать формы, такие как формы заказов, счета-фактуры и формы возмещения командировочных расходов.

Раньше бумажные формы, как правило, писались от руки, но с необходимостью безбумажной офисной среды и ростом популярности персональных компьютеров и доступа в Интернет электронные формы стали основным форматом для управления. Многие компании используют программное обеспечение для работы с электронными таблицами для создания форм, но существует множество проблем, таких как время, необходимое для создания макета формы, и ошибки транскрипции, которые возникают при вводе данных.

Используя инструмент создания отчетов, макет отчета может быть разработан всего за несколько щелчков мыши, без необходимости программирования. Кроме того, связываясь с базами данных и файлами CSV, можно вводить данные эффективно и без ошибок.

Это улучшает проблемы, связанные с формами, и значительно сокращает время и усилия, необходимые для работы. Еще одним преимуществом использования инструмента создания отчетов является то, что вы можете свободно и легко создавать отчеты внутри компании.

Использование инструментов создания отчетов

Инструменты создания отчетов используются для создания счетов-фактур, платежных поручений и других форм, связывания их с данными и вывода в различных форматах файлов. Независимо от типа бизнеса, всем предприятиям, независимо от отрасли, требуются формы. Поэтому инструменты создания отчетов используются компаниями во всех областях.

Важно выбрать файл PDF, Excel, HTML и т. д. в зависимости от приложения, а также сохранить, распечатать или иным образом вывести формы.

Принципы инструментов создания отчетов

Инструмент создания отчетов состоит из функций, таких как дизайн отчета, связывание данных и вывод отчета.

1. Дизайн формы

Дизайн формы можно завершить, просто разместив необходимые элементы с помощью мыши. Некоторые инструменты имеют функцию проектирования форм путем импорта существующих форм из PDF, Excel, Word и т. д.

2. Связывание данных

Кроме того, поскольку размещенные элементы можно связать с базами данных или файлами CSV, дизайн формы можно выполнить без программирования.

3. Вывод данных

Некоторые инструменты могут выводить формы, импортированные из источников ввода, связанных с формами, созданными с помощью дизайна форм, в PDF, HTML, Excel и т. д., и даже прикреплять их к электронной почте или отправлять по факсу.

Как выбрать инструмент создания отчетов

При выборе инструмента создания отчетов следует учитывать следующие моменты:

1. Тип и количество форм

Некоторые инструменты создания отчетов имеют ограничения по типам и количеству форм, которые они могут обрабатывать. Важно понимать тип и объем форм, требуемых вашей компанией, и выбрать инструмент создания отчетов, отвечающий этим требованиям.

2. Интеграция с источниками данных

Инструменты создания отчетов извлекают информацию из источников данных, таких как базы данных и электронные таблицы, и отражают ее в отчетах. Поэтому также необходимо проверить, может ли инструмент плавно интегрироваться с источниками данных.

3. Формат вывода и метод распространения отчетов

Инструменты создания отчетов могут выводить отчеты в различных форматах, таких как PDF и Excel, и выбирать методы распространения, такие как электронная почта и печать. Однако не все форматы и методы поддерживаются.

Важно подтвердить, что доступны форматы вывода и методы распространения, требуемые вашей компанией.

4. Система поддержки

Инструменты создания отчетов могут иметь проблемы или сбои даже после их внедрения. В таких случаях следует также подчеркнуть возможность получения быстрой и точной поддержки.

Систему поддержки следует оценивать не только по телефону или электронной почте, но также с помощью онлайн-чата и часто задаваемых вопросов.

Другая информация об инструментах создания отчетов

Возможности инструмента создания отчетов

Инструменты создания отчетов предлагают множество функций, которые помогут вам эффективно создавать отчеты.

1. Разработка форм
Самая основная функция — создание форм. Эта функция автоматически создает формы путем ввода информации в предопределенный формат.

Эта функция полезна для контрактов, счетов-фактур и т. д., где элементы, отличные от сумм, позиций, дат и т. д., не изменяются.

2. Настройки жизненного цикла
Полезной функцией, связанной с управлением формами, является возможность установки жизненного цикла формы. Эта функция позволяет удалять счета-фактуры, бухгалтерские документы и т. д., для которых законом установлены сроки хранения, по истечении определенного периода времени, например 10 лет.

Чтобы предотвратить дальнейший рост емкости системы, можно настроить систему на автоматическое удаление форм после истечения срока их хранения.

3. Управление моим номером
В последнее время были установлены строгие правила для защиты указанной личной информации (моего номера). Некоторые инструменты для работы с формами имеют функции, соответствующие правилам защиты моего номера.

4. Связь с OCR
Все большее количество инструментов для создания отчетов связаны с OCR, а некоторые оснащены функцией чтения бумажных форм и их оцифровки. Это позволяет управлять счетами-фактурами и другими документами, отправляемыми поставщиками на электронных носителях.