Что такое цифровая система приема?

Цифровые системы приема — это цифровые решения, предназначенные для оптимизации процесса управления посетителями. Эти системы, установленные на стойках регистрации, позволяют посетителям связываться с ответственным лицом через чат, электронную почту, приложения или телефон с терминала.

Кроме того, цифровые системы приема автоматизируют регистрацию посетителей, традиционно осуществляемую на бумаге, тем самым устраняя неэффективность на стойке регистрации. С ростом усилий по борьбе с инфекционными заболеваниями все большее число компаний, от крупных корпораций до малых и средних предприятий, внедряют эти системы, чтобы работать без персонала в зонах приема и повышать эффективность работы.

Использование цифровых систем приема

Цифровые системы приема автоматизируют различные задачи администратора, такие как прием посетителей и управление звонками. Существует ряд доступных систем, от базовых функций цифрового приема до более комплексных систем, интегрированных с управлением конференц-залами, функциями бронирования и инструментами планирования. Выбор системы зависит от конкретных потребностей зоны приема.

Возможности цифровых систем приема

Эти системы предназначены для оптимизации приема посетителей. Интеграция с бизнес-чатом, электронной почтой и приложениями позволяет значительно сократить время, затрачиваемое на телефонные звонки, что делает их идеальными для компаний, стремящихся сократить затраты на рабочую силу и повысить эффективность работы.

1. Функция администратора

Используя сенсорные панели для перевода звонков на деловой чат, телефон или электронную почту или выдавая пропуска на вход, рабочая нагрузка на ресепшен снижается. Это также снижает потребность в нескольких администраторах. Система улучшает имидж компании как промоутера цифровой трансформации за счет сокращения внутренних телефонных звонков и отправки уведомлений по электронной почте или в деловом чате.

2. Функция приема по QR-коду (бесконтактная регистрация)

Посетители могут зарегистрироваться, просто предъявив заранее выданный специальный QR-код на стойке регистрации. Эта функция бесконтактной регистрации, требующая предварительной регистрации, популярна благодаря своим преимуществам в области безопасности и управления рисками.

3. Функция записи посетителей

Эта функция записывает данные посетителей, такие как название компании, имя, цель визита, время прибытия и продолжительность, и выводит эти данные в виде отчета. Благодаря автоматизации и точной регистрации этой информации устраняется необходимость в бумажных журналах посетителей. Эта функция также ценится за ее вклад в эффективность работы, меры безопасности и безбумажные операции, поскольку она снижает затраты на управление списками посетителей.