Что такое безбумажные решения?

Что такое решения без использования бумаги?

Решения без использования бумаги — это системы, которые минимизируют использование бумаги и управляют информацией в электронном виде. Внедряя эти системы, компании могут сократить расходы и воздействие на окружающую среду, связанное с использованием бумаги, а также повысить эффективность бизнеса.

Решения без использования бумаги включают облачное хранилище, программное обеспечение для управления цифровыми документами и электронные подписи. Они также являются идеальной системой для удаленной работы.

При использовании традиционных бумажных систем бумажные документы необходимо носить с собой, что ограничивает ваше местоположение и время. Однако с помощью безбумажных решений документы можно оцифровать, что облегчит удаленную работу.

Эта система станет все более важной для компаний в будущем из-за ее различных преимуществ, таких как снижение воздействия на окружающую среду, повышение эффективности работы и содействие удаленной работе.

Использование безбумажных решений

Безбумажные решения заменяют формы заказов, счета-фактуры, контракты и другие документы, которые ранее обменивались и хранились на бумаге, электронными файлами.

1. Управление документами

Компании и организации генерируют большое количество документов, хранение и управление которыми отнимает много времени и денег. С внедрением безбумажных решений вы можете управлять ими в основном с помощью электронных документов, что обеспечивает бесперебойность бизнес-операций.

2. Контракты

С помощью безбумажных решений можно управлять контрактами в электронном виде. Это позволяет управлять историей документов и подписями с помощью электронных подписей, что, как ожидается, ускорит и оптимизирует бизнес-операции.

Принципы безбумажных решений

Безбумажные решения — это системы, которые предполагают, что документы и формы создаются в электронных файлах. В этой системе атрибутивная информация, такая как название, создатель и путь к файлу, добавляется в созданные электронные файлы и управляется отдельно в базе данных. Права доступа также управляются в базе данных для предотвращения утечки конфиденциальной информации и несанкционированного доступа.

Документы и формы, созданные на бумаге в прошлом, а также факсы, полученные от деловых партнеров, можно оцифровать и управлять ими таким же образом с помощью сканера.

Возможности безбумажных решений

Безбумажные решения упрощают управление информацией, обрабатывая все документы и формы в электронном виде.

Преимущества внедрения бумажного решения следующие:

• Улучшенная возможность поиска за счет построения базы данных устраняет необходимость поиска необходимой информации.
• Обмен информацией с большим количеством людей или с удаленными
• Теперь становится проще работать с удаленными работниками, и такие инструменты, как онлайн-хранилище и веб-конференции, стали доступны.
• Возможно подключение к другим системам, таким как управление бизнесом и управление запасами, и легко создание автоматизированных механизмов обработки для повышения операционной эффективности.
• Обычные бумажные носители требуют бумаги и чернил для печати, отправки по почте и факсов для связи с удаленными офисами, рабочей силой, складскими помещениями и т. д. Эти расходы можно сократить.
• Риск потери или кражи документов снижается, а безопасность повышается за счет шифрования и технологии электронной подписи.

Кроме того, для внедрения и продвижения безбумажных решений важно преобразовать старые бумажные документы в электронные данные, интегрировать их с существующими бумажными системами, такими как факсимильные аппараты, и иметь дело со штампами и подписями, связанными с решениями.