ACS: ahorro y contabilidad.
En la mayoría de los casos, los propietarios consideran cualquier sistema de seguridad, incluidos los sistemas de control de acceso, como una especie de carga, algo que requiere requisitos adicionales (a veces considerables) costes financieros. En este artículo no consideraré las ventajas de utilizar sistemas de control de acceso; solo me centraré en aquellas características del uso de sistemas que pueden proporcionar un efecto económico tangible.
Para ello, consideraremos el sistema de gestión y control de acceso únicamente como un sistema de acumulación de datos sobre el movimiento de personas por la empresa.
Para obtener el conjunto de datos requerido, es necesario crear un sistema de control de acceso en el que se controlará completamente el perímetro (no hay posibilidad de salir del territorio sin pasar por alto el sistema de control de acceso) y las instalaciones necesarias para la contabilidad (edificios, talleres, áreas). En este caso, el sistema de control de acceso debe controlar el paso de una persona en ambos sentidos (entrada y salida). Al mismo tiempo, recibiremos un sistema que recibirá y almacenará datos sobre los movimientos de personas a través de las líneas de control.
Utilizaremos los datos especificados para organizar sistemas de control disciplinario y automatizar el registro de las horas de trabajo de los empleados de la empresa.
Para construir un sistema de control de este tipo, se deben cumplir varios requisitos previos. Ya hemos comentado la primera condición: la presencia de un sistema de control de acceso construido según determinadas reglas.
La segunda condición: es necesario crear un sistema para planificar el tiempo de trabajo de los empleados. La esencia de dicho sistema es la elaboración preliminar de los horarios de trabajo de los empleados. Para garantizar la funcionalidad de los sistemas de control disciplinario y la automatización del registro del tiempo de trabajo, es necesario que la información sobre los horarios de trabajo planificados se ingrese en ellos o esté disponible para estos sistemas en la forma requerida.
Por lo tanto, en el sistema recibimos un conjunto de datos sobre cómo se suponía que el empleado debía moverse a través de los puntos de control del ACS y cómo se movió realmente. Sin el uso de elementos de planificación del tiempo de trabajo, estos sistemas se convierten en sistemas de contabilidad de presencia, que tienen una aplicabilidad limitada para automatizar el registro del tiempo de trabajo.
Cada empresa tiene características individuales de organización del proceso de producción. En el proceso de trabajo, muy a menudo surge una situación en la que no se cumplen los horarios de trabajo planificados. Se refiere a una situación en la que los empleados son transferidos no planificadamente de un turno de trabajo a otro. Las razones pueden ser diversas situaciones de emergencia, enfermedades de los empleados, cambios no planificados en el alcance del trabajo, etc. Como resultado, los horarios de trabajo planificados con el tiempo comienzan a diferir mucho de los reales. Para que dicha desincronización de los horarios de trabajo planificados y reales no afecte la confiabilidad del sistema de seguimiento del tiempo de trabajo, se cumple la tercera condición necesaria: en tales sistemas es necesario crear mecanismos que permitan ajustar los horarios de trabajo planificados, alineándolos. con los reales.
La tercera condición puede generar objeciones: a menudo la información sobre cambios en los horarios de trabajo se recibe después del cambio. Por ejemplo, un empleado recibe una baja por enfermedad después del final de una enfermedad, o un empleado es transferido del turno de la mañana al turno de noche inmediatamente antes del inicio del turno de noche. ¿Significa esto último que la empresa necesita mantener a un empleado de guardia las 24 horas del día, los 7 días de la semana para realizar los cambios necesarios en el sistema contable? No, un sistema bien construido debería permitir que dichos cambios se realicen de forma retroactiva, sin alterar los algoritmos contables.
Consideremos otra característica de los sistemas de automatización de tiempo y asistencia basados en sistemas de control de acceso. El sistema de control de acceso, como elemento del sistema de seguridad, mantiene su propia base de datos, en la que se almacena información sobre los empleados, los pases emitidos y los derechos de acceso. La contabilidad del tiempo de trabajo de los empleados implica vincular los algoritmos contables con la plantilla de la empresa. Las hojas de tiempo, por regla general, agrupan a los empleados por unidades estructurales. En cualquier empresa, existe la llamada rotación de personal: movimientos de empleados asociados no solo con la contratación y el despido, sino también con cambios dentro de la plantilla (traslados a otros puestos, a otros departamentos). El sistema de automatización para el registro de horas de trabajo, construido sobre un sistema de control de acceso, está ligado principalmente a la estructura descrita en la base de datos de control de acceso.
Para que el sistema de automatización del registro de horas de trabajo genere datos fiables, es necesario que en todo momento “sepa” en qué departamento ocupa cada puesto el empleado. Así, surge la tarea de mantener sincrónicamente los cambios tanto en el sistema de contabilidad de personal existente en la empresa como en el sistema de control de acceso.
En las pequeñas empresas, esta tarea se puede realizar manualmente; el número de movimientos en ellas suele ser pequeño. En las grandes empresas, es bastante difícil garantizar la sincronización manual de datos en ambos sistemas.
Para un funcionamiento confiable del sistema de automatización de tiempo y asistencia en empresas medianas y grandes, es necesario garantizar la sincronización automática con el sistema de contabilidad de personal existente. En otras palabras, asegurar la integración del sistema de automatización para el registro de horas de trabajo en el sistema de contabilidad de personal de la empresa.
¿Qué beneficios puede aportar un sistema de automatización de tiempo y asistencia a una empresa? La empresa recibe un sistema de seguimiento y análisis de la disciplina laboral. Al mismo tiempo, es posible realizar un seguimiento rápido de la disciplina laboral y, gracias a la acumulación de datos, analizar el estado de la disciplina laboral durante un período determinado.
La empresa recibe un sistema de automatización para registrar las horas de trabajo, en el que las infracciones asociadas con el trabajo deshonesto de los empleados del servicio laboral y salarial son imposibles. Muchas empresas se enfrentan a fenómenos como el registro del tiempo de trabajo y las “almas muertas” en las hojas de tiempo. El sistema de automatización para registrar las horas de trabajo imposibilita tales violaciones, lo que permite optimizar el fondo salarial de la empresa y, nuevamente, obtener un efecto económico. La práctica demuestra que el uso adecuado de los sistemas de automatización de tiempo y asistencia le permite recuperar los costos de los sistemas de gestión y control de acceso y la automatización de tiempo y asistencia dentro de 6 a 9 meses de operación.
Consideremos una serie de características de la organización del trabajo de dichos sistemas.
Uno de los errores más graves al crear sistemas de automatización de tiempo y asistencia es el deseo del propietario de la empresa de vincular las funciones del sistema de gestión y control de acceso y el sistema de automatización de tiempo y asistencia de tal manera que el sistema de control de acceso le permita al empleado pasar por la entrada de la empresa sólo en ciertos intervalos de tiempo asociados con el inicio y el final de su horario de trabajo.
El deseo es completamente razonable: no hay ninguna razón para que un empleado entre y salga de la empresa fuera del tiempo permitido para su paso. Desde el punto de vista del propietario, una solución de este tipo aumenta la seguridad de la empresa, endureciendo las normas de seguridad y reduciendo la posibilidad de una entrada inoportuna. ¿Es esto cierto?
Veamos esta solución desde el punto de vista de los procesos de producción.
En la gran mayoría de los casos, la cadena administrativa existente no informa con antelación al sistema de automatización sobre los cambios en el horario de trabajo de un empleado. Si el sistema de control de acceso bloquea el movimiento de un empleado fuera de los intervalos de tiempo vinculados al horario de trabajo, el empleado que recibió la orden de cambio y llegó a tiempo no podrá ingresar al territorio de la empresa.
Obtener permiso para el paso de un empleado de este tipo está asociado con la necesidad de cambiar su horario de trabajo o forzar un cambio en el estado del empleado en el sistema de control de acceso. Estas son funciones disponibles únicamente para el administrador del sistema o las personas que acompañan el proceso de planificación del tiempo de trabajo de este empleado. Es decir, es necesaria la presencia de estas personas en el lugar de trabajo. Cuando hay un cambio masivo, y en las medianas y grandes empresas este tipo de situaciones ocurren con bastante frecuencia, se retrasa la realización de cambios apropiados en los sistemas.
En este caso, se activa el componente administrativo del sistema: una orden a la seguridad en el punto de control para que deje pasar al empleado especificado. La seguridad permite el paso al empleado, ya sea desbloqueando el torniquete de paso o permitiéndole pasar con su tarjeta. Todo parecía ir bien: el empleado llegó a su lugar de trabajo, y tal vez incluso a tiempo. Pero dicho empleado ingresó a la empresa sin pasar por el sistema de contabilidad, ya que el sistema de control de acceso no incluía información sobre su entrada.
El problema se puede resolver emitiendo a dicho empleado un pase temporal con los derechos correspondientes. Pero este proceso requiere bastante mano de obra: requiere tiempo del propio empleado y del operador de la oficina de pases. Repito: en medianas y grandes empresas (condicionalmente, en empresas con más de 4.000 empleados), el número de traslados descritos puede ser superior a 100 por día.
Una conexión de este tipo crea una situación en la que el movimiento de un empleado no deja rastros en el sistema de control de acceso o genera costes de tiempo adicionales.
Un empleado concienzudo probablemente soportará las molestias. ¿Qué pasa con el inescrupuloso? Una persona que necesita (por cualquier motivo) ingresar al territorio de una empresa fuera del horario de atención, pero es consciente de la existencia de una prohibición de acceso al sistema de control de acceso, intentará encontrar una forma alternativa de ingresar al territorio. Y lo más probable es que lo encuentre. Una vez más, eludiendo los sistemas existentes de registro y control de movimientos. Como resultado, la dirección de la empresa recibe datos dudosos: por un lado, los sistemas de control no permiten que un empleado esté en el territorio fuera de su horario de trabajo, por otro lado, incluso si dicho empleado entró en el territorio, no lo sabemos.
En este caso, la solución más correcta a esta cuestión sería negarse a vincular el tiempo de paso permitido al horario de trabajo del empleado.
El problema se resuelve de forma bastante sencilla. Permitamos que los empleados de la empresa lo visiten en cualquier momento (estamos hablando exclusivamente de los empleados de la empresa y del perímetro externo). Entonces el empleado, que sabe que siempre puede entrar en su empresa, no buscará vías alternativas de entrada. Y los datos sobre todos sus movimientos serán registrados por el sistema de gestión y control de acceso. Esto significa que conoceremos a todos los empleados que visiten la empresa fuera del horario laboral por su nombre, con la hora exacta de cruzar el puesto de control. Estas estadísticas ayudan enormemente al servicio de seguridad empresarial a identificar a los infractores del régimen y descubrir patrones complejos de violaciones en el proceso de producción destinados al enriquecimiento personal de los individuos a expensas de la empresa. Hay muchos ejemplos similares en mi práctica.
¿Semejante decisión causará daño a las reglas del régimen de la empresa? Veamos las ventajas y desventajas de esta solución:
(-) cualquier empleado de la empresa puede ingresar al territorio en cualquier momento;
(+) conoceremos a todos esos empleados por su nombre;
(-) se pierde la eficacia de bloquear el paso no autorizado, o más bien intempestivo, de un empleado. La solución permite identificar al intruso después de la penetración, mientras que detectar al intruso en el territorio resulta bastante difícil. Para tal detección es necesario desviar las fuerzas y medios del servicio de seguridad empresarial;
(+) la solución permite acumular estadísticas sobre el paso de un empleado que ha caído bajo el capó del servicio de seguridad, para identificar y analizar patrones. Una simple entrada por parte de un empleado puede ocultar un complejo plan para engañar al propietario y al servicio de seguridad. La solución permite la vigilancia encubierta y la recopilación de datos estadísticos para identificar patrones;
(-) el servicio de seguridad no puede evitar intrusiones dirigidas (no al sistema) que puedan suponer una amenaza para el funcionamiento de la empresa. Por ejemplo, sabotaje por parte de un empleado;
(+) el empleado especificado puede realizar acciones similares durante su turno de trabajo. Las intrusiones dirigidas por parte de los empleados representan una amenaza mucho menor que acciones similares por parte de personas externas. En nuestro caso, la seguridad en el puesto de control no tiene la capacidad de tomar una decisión sobre si alguien debe pasar el sistema de contabilidad, lo que significa que quedarán rastros del intruso. Además, reducir los algoritmos de acción estándar durante el trabajo de seguridad mejora la calidad del cumplimiento de estos algoritmos y, por lo tanto, aumenta la eficiencia del trabajo;
(+) no se crea una situación en la que, debido a cambios no planificados en los horarios de trabajo, pueda haber una acumulación de empleados en la entrada con prohibición de acceso. Estas situaciones distraen enormemente al personal de seguridad de ejecutar el algoritmo estándar y pueden provocar la entrada no autorizada al territorio de extraños;
(+) no se produce una situación en la que los movimientos de los empleados de la empresa no se registran y, por lo tanto, no pueden ser procesados por el sistema de automatización de tiempo y asistencia.
No sacaré conclusiones basadas en las ventajas y desventajas declaradas de la solución. Dejemos que cada uno haga esto por su cuenta, teniendo en cuenta la situación real en un sitio en particular.