Охрана Калуга.

ЧОП ТРАЯН КАЛУГА

 
     Контакты : Информация о компании : Охрана объектов :  Пультовая охрана : Сопровождение грузов : Инкассация : Видеонаблюдение : Статьи
монтаж систем видеонаблюдения ООО ЧОП ТРАЯН  
 

Охрана Калуга. Видеонаблюдение в Калуге. Контроль доступа в Калуге.

 

Охрана объектов

Пультовая охрана

Сопровождение грузов

Инкассация

Системы видеонаблюдения

Контроль доступа

Охрана периметра

Досмотровое и антитерор-оборудование

Все для защиты информации

Прокладка локальных сетей

Детективное агентство

Заказать монтаж оборудования

Наши услуги

Прайс-лист
 
 


  Rambler's Top100  
  На доработке!!!  
  На доработке!!!  
   

      

 

Организация конфиденциального делопроизводства

Организация конфиденциального делопроизводства

В. Панкратьев

Источник -

Организации конфиденциального делопроизводства в информационной безопасности уделяется, как правило, наименьшее внимание, хотя получение конфиденциальной информации через пробелы в делопроизводстве является наиболее простым и малозатратным способом получения информации.

Составные части делопроизводства:

  • бумажное делопроизводство;
  • электронное делопроизводство;
  • системы взаимодействия и сопряжения бумажного и электронного делопроизводства.

При ведении конфиденциального делопроизводства необходимо соблюдать следующие правила:

  • присвоение и снятие грифа конфиденциальности должно осуществляться руководством компании;
  • обязательная регистрация и учет всех конфиденциальных документов, а также передача их исполнителю под расписку в реестре;
  • контроль не только документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампами, бланками, особенно бланков строгой отчетности, содержащих уникальный номер, зарегистрированных установленным способом и имеющих специальный режим использования;
  • организационное выделение конфиденциального делопроизводства из обычного;
  • гриф конфиденциальности документа присваивается по наивысшей степени конфиденциальности сведений, в нем изложенных;
  • создание конфиденциальных документов производится в изолированных, специально оборудованных помещениях, прием и выдача документов производится через специальное окно, не выходящее в общий коридор или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам лиц, создающих конфиденциальные документы;
  • уничтожение конфиденциальных документов, в том числе черновиков, в машинках для уничтожении бумаг (шредерах) в присутствии нескольких человек и с проставлением соответствующих пометок в журналах уничтожения конфиденциальных документов. При большом количестве документов возможно их сжигание;
  • запрещение выноса из контролируемой территории конфиденциальных документов;
  • к работе с конфиденциальными документами допускаются только лица, заключившие соответствующие договора о нераспространении коммерческой тайны;
  • хранение конфиденциальных документов только в сейфах;
  • в делах или в архивах конфиденциальные документы должны храниться отдельно от открытых, по завершении оформления дел на последнем листе делается запись о количестве пронумерованных в нем листов, заверенная соответствующей подписью и печатью;
  • включать в документы только минимально необходимую конфиденциальную информацию;
  • рассылка конфиденциальных документов должна быть обоснованной и сведена к минимуму;
  • система учета (ручная или компьютерная) конфиденциальных документов должна предоставлять необходимые удобства поиска и контроля за местонахождением каждого конфиденциального документа;
  • организационно исключить необоснованное ознакомление с документами лиц, не имеющих нужных полномочий;
  • отправку конфиденциальных документов производить только заказными или ценными письмами, по каналам специальной связи или осуществлять доставку корреспонденции нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами;
  • контроль за использованием копировально-множительной техники, а также блокирование систем ввода-вывода информации на компьютерах, обрабатывающих конфиденциальную информацию;
  • организация периодической проверки делопроизводства.

Порядок создания бумажного делопроизводства

1 этап - создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить обеспечение делопроизводства организации.

2 этап - закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства (сейфы, печати, оборудование помещений и т.д.).

3 этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

4 этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

5 этап - создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.

6 этап - создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.

Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа - ГОСТ 6.30-97 <Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов>.

Порядок создания конфиденциального бумажного делопроизводства

1 этап - создание обычного бумажного делопроизводства.

2 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования).

3 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности.

4 этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства.

5 этап - определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

6 этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений мажду сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации.

7 этап - создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

8 этап - доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

9 этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства.

10 этап - создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.

Составные части бумажного делопроизводства:

Делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:

  • бухгалтерия;
  • учредительные документы;
  • судебно-процессуальные документы;
  • договорные документы и т.д.

Делопроизводство, связанное с текущей деятельностью:

Внешнее делопроизводство:

  • доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);
  • отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

Внутреннее делопроизводство:

  • хранение документов:
  • хранение документов у сотрудников;
  • хранение документов в Секретариате.
  • создание документов у исполнителя;
  • издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);
  • регистрация документа в Секретариате;
  • движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;
  • размножение документов (снятие копий);
  • контроль за исполнением документов;
  • создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;
  • уничтожение документов.

Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

Нормативно-правовые документы организации с внесенными изменениями и дополнениями, связанными с сохранностью конфиденциальной информации:

  • Устав организации;
  • "Коллективный договор";
  • правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;
  • трудовой договор;
  • заключаемые договора.

Договор между руководством организации и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации.

Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в организации.
Примерный план инструкции:

  • общие положения;
  • определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;
  • организация работы с конфиденциальными документами;
  • порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;
  • порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;
  • контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями содержащими конфиденциальную информацию;
  • обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями представляющими конфиденциальную информацию, и их ответственность за ее разглашение.

Инструкция по организации делопроизводства. Инструкция должна состоять из следующих разделов:

  • общие положения;
  • правила составления и оформления документов;
  • составление и оформление основных видов документов;
  • организация документооборота:
  • порядок движения и обработки входящих документов;
  • порядок движения и обработки исходящих документов;
  • порядок движения и обработки внутренних документов;
  • регистрация документов;
  • контроль исполнения документов;
  • систематизация документов;
  • разработка номенклатуры дел;
  • формирование дел;
  • подготовка документов к архивному хранению;
  • экспертиза ценности документов;
  • описание документов постоянного и временного сроков хранения;
  • обеспечение сохранности дел;
  • передача дел в архив;
  • приложения:
    • примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;
    • перечень документов, на которых ставится печать;
    • перечень документов, подлежащих утверждению;
    • перечень документов, подлежащих согласованию;
    • форма регистрационно-контрольной карточки;
    • перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;
    • акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
    • внутренняя опись документов дела;
    • опись дел, передаваемых на архивное хранение.

Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, определяющая:

  • порядок выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;
  • порядок работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;
  • порядок изготовления и использования бланков организации, печатей и штампов;
  • порядок использования бланков строгой отчетности (бланков организации, подготавливаемых за подписью первых лиц организации);
  • порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнение с работы;
  • порядок подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, корректорами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;
  • порядок пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.

Положение о Секретариате (подразделении отвечающего за бумажное и электронное делопроизводство).

Должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.

Корпоративное конфиденциальное электронное делопроизводство должно состоять из следующих взаимосвязанных систем:

  • системы электронного конфиденциального документооборота;
  • системы защиты информации, циркулирующей в системе электронного конфиденциального документооборота;
  • системы электронного конфиденциального информационного хранилища;
  • системы сопряжения конфиденциального электронного и бумажного документооборота.

Система электронного конфиденциального документооборота должна предусматривать следующие возможности:

  • возможность создания электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;
  • возможность создания составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;
  • возможность создания электронных документов с помощью сканирования документа на бумажном носителе;
  • возможность создания электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью:
  • электронной почты;
  • корпоративной компьютерной сети;
  • устройств ввода компьютерной информации (дисководы и т.д.).
  • работу с электронными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.).
  • создание регистрационной карточки электронного документа, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:
  • дата создания, получения, исполнения;
  • регистрационный номер;
  • фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;
  • права доступа;
  • степень конфиденциальности;
  • количество листов и т.д.
  • разделения документов по степени конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу.
  • получения и отправления электронных документов (документооборот) по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте.
  • работы с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления ссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (например с помощью гиперссылок с возможностью просмотра цепочки взаимосвязанных документов).
  • контроля передвижения электронных документов по сети и контроля ознакомления с электронными документами, а также контроля за копированием, редактированием и размножением электронных документов.
  • осуществления контрольных функций (контроля исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения и т.д.), а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.
  • поиска электронных документов по:
    • реквизитам;
    • ключевым словам;
    • содержанию;
    • дате создания;
    • контрольным срокам;
    • исполнителю и т.д.
  • анализа электронных документов по:
    • тематике;
    • проблематике;
    • исполнителям;
    • резолюциям;
    • дате создания и т.д.
  • дублирования (архивирования) электронных документов с заданной периодичностью, а также ведение систематизированных электронных архивов документов, их образов, учетных карточек с возможностью поиска и анализа.
  • разделение конфиденциального и открытого электронного делопроизводства.

Система конфиденциального электронного информационного хранилища должна предусматривать возможность:

  • систематизирования поступающих в хранилище документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;
  • гарантированно сохранять документы в массивах хранилища, освободив от этой функции сотрудников;
  • отслеживать движение документов, выдаваемых сотрудникам, контролировать и обеспечивать их возврат (физические документы) и уничтожение выданных электронных копий;
  • обеспечивать эффективный поиск нужных документов в хранилище по идентификационным признакам;
  • организовать малозатратную технологию выдачи документов сотрудникам и возврат документов в хранилище;
  • уменьшить количество документов, одновременно находящихся у исполнителя за счет оперативного их получения из хранилища;
  • упростить работу с документами, находящимися в хранилище, и сократить временные затраты на их подборку и анализ за счет дружественного интерфейса в интерактивном режиме;
  • обеспечить режим безопасности документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.

Система защиты конфиденциального электронного делопроизводства должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:

  • блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства;
  • блок технических средств защиты электронного делопроизводства, связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и наводок;
  • блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с человеческим фактором и решением кадровых вопросов;
  • блок организационных методов защиты электронного делопроизводства.

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен быть многорубежный. Наиболее эффективной является система, состоящая из 3 рубежей:

1 рубеж - системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть (средства защиты Windows, Office и т.д.);

2 рубеж - системы защиты информации, встроенные в саму систему электронного делопроизводства;

3 рубеж - системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователя

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен предусматривать:

  • криптографическую защиту компьютерной информации на магнитных носителях (жестких дисках, дискетах, Zip, CD-ROM и т.д.), в том числе создание защищенных <цифровых сейфов> пользователей на сервере;
  • защиту информации (в том числе криптографическими методами) при пересылки по корпоративной компьютерной сети;
  • защиту информации (в том числе криптографическими методами) при передаче по электронной почте;
  • защиту компьютерной информации от несанкционированного доступа;
  • защиту компьютерной сети при работе в глобальной информационной сети Интернет (в идеальном случае для работы с Интернетом, а также с электронной почтой необходим отдельный компьютер, работающий в автономном режиме);
    • мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам электронного делопроизводства, включающий в себя:
    • контроль и защиту электронного документа от просмотра;
    • контроль и защиту электронного документа от редактирования и отмена защиты от редактирования;
    • контроль и защиту электронного документа от копирования и распечатывания на принтерах;
    • разделение пользователей на группы и наделение каждой группы возможности работы только с электронными документами определенного грифа конфиденциальности
    • контроль целостности и достоверности электронного документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью электронной цифровой подписи;
    • защиту от вредоносных программ (вирусов);
    • парольную защиту на включение машины, на обращение к жесткому диску и/или на открытие файлов прикладных программ с периодическим изменением используемых паролей.

Системы сопряжения электронного и бумажного делопроизводства состоят из:

  • системы перевода бумажного документа в электронный документ;
  • системы перевода электронного документа в бумажный документ;
  • системы электронного контроля за бумажным документооборотом;
  • системы параллельного хождения одного и того же документа в электронном и бумажном виде.

Представляется целесообразным хождение документа внутри организации осуществлять в электронном виде. Полученные в бумажном виде документы извне сканируются и дальнейшая работа с ними происходит в электронном виде. Полученные извне электронные документы обрабатываются в организации в электронном виде. Перед отправкой исходящие документы (письма, факсы) преобразуются из электронного в бумажное представление и их отправка производятся обычными способами. При необходимости возможна отправка документа и в электронном виде.

Об авторе: Панкратьев Вячеслав Вячеславович, преподаватель курса "Корпоративная безопасность" в:

  • Институте бизнеса и делового администрирования Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
  • Высшей школе международного бизнеса Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
  • Высшей школе корпоративного управления Академии народного хозяйства при Правительстве РФ;
  • Центре коммерциализации технологий Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации;
  • Центре международного бизнеса и регионального развития Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации;
  • Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет академических программ обучения);
  • Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет финансового и банковского дела);
  • Академии народного хозяйства при Правительстве РФ (факультет государственного управления);
  • Высшей коммерческой школе Министерства экономического развития и торговли РФ;
  • Высшей школе бизнеса Московского государственного университета;
  • Классической бизнес-школе (до 2000 года)

Данный материал является частью выпускаемого автором методического пособия по корпоративной безопасности. По вопросам заказа полного текста методического пособия, а также по вопросам преподавания и консультаций с автором можно связаться по E-mail: kotakkel2@mtu-net.ru.

                 

              

            

 
 

ОХРАННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ В КАЛУГЕ

ЧОП КАЛУГА

 

Подробнее...

 

Новости          

Система видеонаблюдения из 12 видеокамер установлена в жилом доме в Калуге...

Подробнее...


Система видеонаблюдения из 8 видеокамер на основе видеорегистратора установлена на загородном складе в Калуге....

 

Подробнее...


Ведется монтаж системы видеонаблюдения в г. Калуга по ранее сделанному нами проекту...

 

Подробнее...


Архив новостей

Установка систем охраны периметра в Калуге.......

Охрана периметра в Калуге 89109168532

Подробнее...